Introducción

El manejo de documentos es una parte fundamental en cualquier flujo de trabajo. Ya sea en la oficina o en la casa, todos necesitamos organizar nuestros documentos de forma eficiente para poder encontrar lo que necesitamos de forma rápida y sencilla.

Actualmente, en la era digital, tenemos a nuestra disposición herramientas de gestión documental que nos permiten mejorar significativamente nuestro flujo de trabajo. En este artículo, exploraremos cómo estas herramientas pueden ser de gran utilidad y cómo podemos sacarles el máximo provecho para ser más eficientes en nuestra rutina diaria.

¿Qué son las herramientas de gestión documental?

En términos generales, las herramientas de gestión documental son aquellas que nos permiten almacenar, organizar y gestionar nuestros documentos de forma digital. Estos documentos pueden ser de diferentes tipos, desde archivos de texto hasta imágenes o videos, y pueden estar almacenados en diferentes formatos.

La gestión documental se centra en la creación, almacenamiento, recuperación y distribución de los documentos que son importantes para nuestra organización o para nuestro día a día.

Existen diferentes tipos de herramientas de gestión documental en el mercado. Algunas de las más populares son:

• Sistemas de gestión de documentos electrónicos (EDMS)
• Sistemas de gestión de contenido (CMS)
• Sistemas de gestión de archivos (AMS)
• Herramientas de OCR (reconocimiento óptico de caracteres)
• Software de escaneo y reconocimiento de documentos

¿Por qué son importantes las herramientas de gestión documental?

La gestión documental es fundamental para cualquier organización, y también es importante para la gestión personal. Las herramientas de gestión documental facilitan la organización de los documentos, lo que permite una mayor eficiencia y productividad en el trabajo. A continuación, se detallan algunos de los motivos por los que son importantes las herramientas de gestión documental:

1. Ahorro de tiempo

Las herramientas de gestión documental nos permiten acceder a los documentos que necesitamos de forma rápida y sencilla. Ya no es necesario buscar en un archivador o en una pila de documentos para encontrar lo que necesitamos. Con sólo unos clics podemos encontrar el documento que buscamos y ahorrar tiempo en la tarea.

2. Ahorro de espacio

Los documentos digitales no requieren almacenamiento físico. Esto significa que no es necesario tener grandes archivadores y estanterías para almacenar documentos. En su lugar, pueden ser almacenados en discos duros, unidades flash, la nube, entre otros. Esto nos permite ahorrar espacio y reducir el desorden en nuestro lugar de trabajo.

3. Acceso remoto

Las herramientas de gestión documental también nos permiten acceder a los documentos desde cualquier lugar y en cualquier momento. Esto significa que podemos trabajar desde casa, en la oficina o incluso desde el móvil. Además, si trabajamos en equipo, todos los miembros del equipo pueden acceder a los documentos que necesitan sin tener que compartir documentos físicos.

4. Seguridad

La gestión documental también se ocupa de la seguridad de los documentos. Las herramientas de gestión documental tienen la capacidad de hacer copias de seguridad para garantizar que nunca se pierda ningún documento importante. También pueden ser utilizadas para controlar el acceso a los documentos, protegiendo la información confidencial de la empresa.

Cómo elegir una herramienta de gestión documental adecuada

Antes de elegir una herramienta de gestión documental, es importante tener en cuenta nuestras necesidades específicas y el tipo de documentos que manejamos. Hay una variedad de opciones disponibles y cada una tiene sus propias características y beneficios.

Al elegir una herramienta de gestión documental, se deben considerar los siguientes aspectos:

1. Características de almacenamiento

Es importante examinar el espacio de almacenamiento ofrecido por la herramienta de gestión documental. ¿Será suficiente para manejar toda nuestra documentación?

2. Características de organización

La herramienta de gestión documental que elijamos debe tener la capacidad de organizar nuestros documentos de forma eficiente. Debe permitir una fácil búsqueda y clasificación de los documentos.

3. Características de seguridad

Proteger nuestros documentos es vital. Aquí entran en juego las características de seguridad de la herramienta seleccionada. ¿Cómo se realizan las copias de seguridad? ¿Cómo se controla el acceso a los documentos?

4. Integraciones

Si utilizamos determinadas herramientas en nuestro trabajo diario, es probable que sea conveniente que la herramienta de gestión documental que elijamos se integre con ellas. Estas integraciones nos permitirán aumentar nuestra productividad y ahorrar tiempo.

Conclusión

Las herramientas de gestión documental pueden mejorar significativamente nuestro flujo de trabajo en la oficina o en la casa. Estas herramientas nos permiten ahorrar tiempo, ahorrar espacio, acceder a los documentos desde cualquier lugar y mantener nuestros documentos seguros.

Es importante elegir una herramienta de gestión documental que se adapte a nuestras necesidades específicas y tener en cuenta aspectos como las características de almacenamiento, organización, seguridad e integraciones al hacer nuestra selección. Con una herramienta adecuada, podemos manejar nuestras tareas diarias de manera más eficiente y mejorar nuestra efectividad en el trabajo.